在广交会上，与国外客户进行有效沟通，对于外贸公司来说至关重要。这不仅是展示产品和服务的关键环节，也是建立和维护客户关系的重要途径。有效沟通能够确保双方准确理解彼此的需求和期望，从而促成订单成交，提高企业的国际贸易业绩。外贸公司与客户之间的良好沟通，可以收集到宝贵的市场信息，为未来的产品开发、市场定位等提供重要参考。

根据汇信外贸软件整理的数据，在广交会上与国外采购商沟通的核心技巧，主要体现在这些方面：会前准备充分、提升语言能力、营造良好的沟通氛围、注重沟通技巧、尊重文化差异等等。

(图片来源：新华社)

01. 尊重文化差异，灵活运用

了解目标客户国家的文化背景和商务习惯，避免使用可能引起误解的言辞或行为。例如，荷兰和德国人的姓有很多是两个单词的，不能只读最后一个单词，像“Caroline van Bommel”，可以称呼为“Ms. van Bommel”。如果气氛足够好，还可以直接称呼对方的单名。如果母语是英语的客户说话很快，没有停顿，我们可以礼貌地请求他们稍微慢一点，比如可以说：“Could you please speak a little slower? It will help me understand better.”这样既不失礼，又能确保我们准确理解客户的意思，避免因没听懂就接话而让客户觉得沟通困难，从而导致客户流失。

02. 控制节奏与内容，表达清晰

用简单明了的语言表达自己的意思，避免使用过于复杂或专业的术语产生歧义，确保对方能够理解其含义。客户坐下来后，询问客户可沟通的时间，例如说：“How many time are you available?”这体现了我们对客户行程的尊重，也能让我们根据时间来掌握沟通的内容。给予充分的时间。让客户表达他们的需求和意见，认真倾听并作出积极的回应。这有助于建立信任关系，并让对方感受到尊重和重视。

如果有幸碰到头衔是Director、Vice President等职务的买家，多说一些战略性的东西。这些人通常不是为了一两个货柜来展会，很多是来找战略性伙伴的。所以我们要有长期维护的准备，如果自己工厂实力可以，要主动邀请这些人访问工厂。

这些职位的人很多学历很高，有些人有 MBA background，喜欢听比较专业的话，比如：“value, global supply chain, private label, costs, partnership，bottom line”等。我们可以这样说：“We are one of the top 3 private label suppliers in the global market. Our producing capacity is more than 5,0000000000000/units each week. Furthermore, you know, the knowledge and the know-how sometimes is more important than the machines and equipments. Fortunately, we have accumulated enough producing and management know-how from our long-term co-operation with XXXX company. I am sure we can help you to reduce your international sourcing costs, we can help you to increase your bottom line.”

03. 产品优势展现

介绍产品时，不要总是说“Our quality is very good”，因为这是一些客户没有办法衡量的话。对于大公司的买家，他们基本上都是至少大学学历，很多都受过专门的采购培训，内部有一套定量的评估体系。所以，最好用本行业的定量术语来表达。如果本行业没有定量术语，可以直接说，“We have supplied our products for XXXXX company for 5 years, and XXXX company is quiet satisfied for our quality. So I believe we can meet or exceed your quality requirements.”这个“XXXX公司”最好是客户应该知道的，和客户差不多同类档次的，或者高一点点，不要高太多，否则容易引起误解。

大公司最关心的不是price、quality，而是reliability。我们要站在客户的角度考虑问题，让客户觉得在所有的供应商里面，我们是最可靠的，包括质量、价格、长期供货能力等方面。

04. 话术齐全

>> 开场闲谈话题：遇到明知道会遇到的人，可以说 “I thought you might be here.” 或 “I thought this would be your kind of thing.”；

>> 遇到没想到会遇到的人，可以说 “This is a nice surprise.” 或 “I didn't know you were interested in.../in the area.”；

>> 遇到好久不见的老熟人或朋友，可以说 “It's been ages.”“How long has it been?”“Almost didn't recognise you.”“How have you been？”；

>> 之前联系过却没见过面，可以说 “It's so nice to finally meet you.” 或 “I was looking forward to meeting you.”。

>> 讨论是否参加过类似展会，可以说 “Did you come to the same thing last year？”。

>> 介绍第三方的时候，可以说 “May I introduce my colleague...？” 或 “I'd like to introduce you to...”。

>> 讨论酒店住宿话题，可以说 “Where are you staying？”“Did you manage to get a room in this hotel？”。

这些英文沟通话术能帮助我们拉近和客户的距离，创造愉悦的交谈环境，为成功沟通和成交订单奠定基础。

在与国外客户的报价环节，通过汇信外贸软件有效控制订单成本，提高公司的盈利能力。

01. 使用报价工具：报价管理系统可以根据成本、利润、汇率变动、关税政策等多维度因素，制定科学合理的报价单。避免出现因价格误判而导致的订单流失或利润损失。

02. 优化供应链管理：严格把控产品质检程序，考核厂家交货期的准确率，优化产品供应链。通过数字化手段，外贸公司可以实时追踪订单进度，及时发现并解决供应链中的瓶颈问题，如原材料短缺、生产延误等。这有助于降低供应链管理成本，提高订单的执行效率。

03. 提高单证处理效率：从订单创建到货物出运，全链路数据无缝对接与自动化处理。业务人员只需做好基础信息录入，系统即可自动生成所需单证，大幅减少了人工录入错误与重复劳动。提高单证处理效率与准确性，降低因单证问题而产生的额外费用。

04. 实时库存监控：通过数字化管理，实现对库存实时监控与动态管理。无论是库存数量、位置、状态还是保质期等信息，都能在系统中一目了然。便于及时调整采购策略与销售计划，避免库存积压与缺货现象的发生，降低库存成本。

05. 费用数据透明化：全面记录销售、采购、出货等各个环节中产生的各项费用，包括运费、保险费、关税、佣金等。按客户、员工和发票等多维度进行分类统计与分析，让各项费用的分布情况与变化趋势数据透明化。更好地控制费用支出，提高成本控制的精确度。

在广交会上与国外客户进行有效沟通，对于外贸公司来说至关重要。通过掌握一定的沟通技巧和使用外贸软件，在报价环节就开始对订单成本进行控制，提高国际贸易业绩和盈利能力。